Introduktion til ordrebehandling¶

Behandlingen af indgående ordrer er en af de store styrker i Nexus. Der er rige mulighed for at opsætte et forløb der matcher jeres nuværende rutiner, og at arbejde med Nexus' koncepter hvis I ønsker øget kontrol, flere ordrestadier og et stort overblik.

Behandling af ordrer fra kunder omhandler i det primære blot to spørgsmål¶

Ønsker vi at levere ordren?
Kan vi levere ordren?

Naturligvis er der også andre spørgsmål, såsom hvordan skal vi levere ordren, hvornår kan vi levere ordren, hvortil skal den sendes osv. - men det er altsammen mindre vigtigt hvis du enten ikke vil eller ikke kan.

Leveringsvilje¶

Leveringsvilje knytter sig vanligvis primært til forhold omkring risiko, herunder kundens betalingsvilkår og eventuelle historik hos jer. Sekundære forhold kan være kundens lokation, branche, type (privat eller erhverv) som skal passe med jeres handelsvilkår.

At træffe afgørelse om leveringsvilje vil være en proces der er overvåget af personale hos jer, med assistance fra Nexus.

Leveringsevne¶

Leveringsevnen administreres i, og i varierende grad af, Nexus. Desto mere avanceret lagerstyring du anvender i Nexus, desto mere assistance får du til at styre din leveringsevne.

Men selv fra den simpleste lagerstyring, den binære indstilling (ja/nej til om varen er på lager) skal en ny ordre reserveres. Reservationen er den proces hvor der allokkeres varer fra lagret til ordren. Kan alt reserveres er ordren "fuldreserveret" - hvis ikke så er den delvist reserveret, eller slet ikke reserveret.

Reservationen siger derfor alt om din leveringsevne her og nu.

Er I glade for jeres nuværende ordrebehandling?¶

Hvis ja, så dokumentér hvad I gør, skridt for skridt. Så kan vi i opsætningen af Nexus fange jeres nuværende rutiner og få dem afspejlet i lister og handlinger.

Hvis ikke, så tager vi en samtale om jeres nuværende rutiner, hvad I ikke er så glade for, og hvordan andre kunder håndterer ordrer. Udfra bl.a. jeres personale, produkttyper, ordremængder og leveringsmetoder så kan vi finde frem til et forløb, der siden kan tilpasses i de små detaljer.

Mulighederne i Nexus¶

Enhver ordre har seks forskellige statustyper, hver med mellem to of fire mulige stati. Det giver ialt 648 kombinationsmuligheder. Det er de færreste der kan overskue 648 statuskombinationer - men er reelt udgjort at 18 stadier. Det er langt lettere at overskue.

Nexus kan hjælpe dig med at tagge dine ordrer. Tagging-systemet omfatter betingelser og kan både sætte og fjerne tags, såfremt de rette betingelser er opfyldt.

På basis af ordrestatus og tags vil hver ordre optræde på en bestemt liste for behandling. Hver liste tilsvarer et behandlingstrin i jeres ordreforløb.

De 18 ordrestati¶

Indordnet i seks typer findes de 18 stadier som er gode at kende. Se dem som "kontakter" der hver kan stå i én af de mulige indstillinger:

OrderStatus¶

created
confirmed
partiallycancelled
cancelled

HandlingStatus¶

unreserved
partiallyreserved
reserved

PaymentStatus¶

pendingpayment
partiallypaid
paid

DeliveryStatus¶

notdelivered
partiallydelivered
delivered

InvoiceStatus¶

notinvoiced
partiallyinvoiced
invoiced

Exception¶

no
yes

Disse statustyper og underliggende stadier beskrive i præcis hvilket samlet stadie enhver ordre befinder sig i.

Tagging - din frihed til at designe dit ordreforløb¶

Sammen med statustyperne i Nexus kan du bruge tags - markeringer - på enhver ordre.

Taggingsystemet i Nexus til brug for ordrebehandling er opbygget til at operere på basis af betingelser der skal opfyldes.

Betingelser kan være en bestemt kombination af statustyperne, eller at bestemte andre tags enten findes - eller ikke findes - på den pågældende ordre.

Når betingelserne er opfyldt vil den pågældende ordre optræde på en bestemt liste over ordrer, der viser alle ordrer med de betingelser opfyldt, og der vil være nogle bestemte muligheder for enten at sætte eller fjerne tags.

Find og opsæt dit eget ordreforløb¶

Hvad end I allerede har et godt forløb, som blot skal opsættes i Nexus, eller om I søger optimering, er det oplagt at forstå og kortlægge de hovedskridt i processen der er gældende for din virksomhed.

Opsætningen af behandlingsforløbet er baseret på lister, hvor den enkelte liste opsættes til at vise ordrer i et bestemt stadie og med bestemte tags. Dato-betingelser for ordredato, dato for ønsket levering, dato for planlagt levering og dato for forventet levering kan også opsættes, som krav ordrer skal være opfylde for at fremkomme på listen.

Herunder kan du se typiske lister som mange kunder anvender. Friheden er total - du kan skabe forløb der er ganske anderledes hvis du ønsker det.

Indkomne ordrer¶

Denne liste er oplagt til at modtage ordrer. Modtagelsen omfatter typisk første forsøg på at allokkere varer til ordren, samt en kvalifikation (eksempelvis, skylder kunden penge, der er over forfald?) og en godkendelse eller afvisning. Begge dele skubber ordren væk fra indkomne-listen og videre til den næste liste.

Kræver ekstra behandling¶

Dette er stadie er for undtagelser - ordrer, der skal behandles mere end vanligt for at komme videre i forløbet. Det kan i nogen tilfælde være relevant at skelne soldokontrol (skylder kunden faktisk penge eller har betaling krydset jeres check?) fra "Ekstra behandling". I så fald opsættes en saldokontrol-liste. Hvis det er sjældent at kunder er forsinkede med betalinger kan det fint håndteres blandt andre atypiske sager som en ekstra behandling.

Her eksempler på flere, typiske undtagelseslister:

Saldokontrol før frigivelse
Ordrer med lagerfejl
Ordrer ikke tilknyttet firma

Godkendt - klar til pluk¶

Denne liste vil typisk være en arbejdsliste for lagerfunktionen i virksomheden, der ikke beskæftiger sig med kredit. Kan der allokkeres varer til ordren, og er ordren godkendt til levering, så kan lagerfunktionen komme i spil.

Pluk-kontrol og afsendelse¶

Erfaringsmæssigt reduceres fejl gevaldigt når der kommer et friskt sæt øjne på plukkede ordrer. En person plukker - en anden kontrollerer, og plukfejl fanges før ordren bliver pakket og afsendt.

I forbindelse med pluk-kontrollen er det oplagt også at foretage pakningen. Sædvanligvis udstedes faktura også på dette stadie og inkluderes med forsendelsen.

Når ordren bliver faktureret så afgår varene fra lagret. Såfremt I arbejder med kunder i udlandet, der betaler ved forudbetaling, er det muligt at lade Nexus trykke opklæbere sammen med fakturaen, sådan at den færdige pakke kan forberedes og kun afvente forsendelsesmærkat og at kundens betaling indgår.

Læs meget mere om tilpasset ordreforløb, og lær hvordan du selv kan arbejde med tagging og betingede valg.