Administration af lager - Simple Mode

Simple Mode lagerstyring i Nexus udmærker sig ved et godt overblik over dit lager, og de varebehov der løbende opstår, kombineret med relativt få krævede administrative opgaver for at holde Nexus opdateret i forhold til dine salg og indkøb.

Med Simple Mode er det nemt at registrere varebeholdninger i Nexus efter du har optalt dit lager fysisk, både første gang og ved de løbende optællinger, ligesom det også er enkelt at tillægge varer til lagerbeholdningen ved nye varekøb.

I Simple-Mode giver Nexus dig også værktøjer til at finde ud af hvad du bør købe hjem fra dine leverandører, ligesom du på hvert produkt kan anføre den ønskede lagerprofil - eksempelvis at varen kun tages hjem på bestilling, eller en minimumsbeholdning som du ønsker at lagerføre til enhver tid.

Hvilke varer der bedst tillægges din beholdning kan du få hjælp til at vurdere ved hjælp af Nexus’s Bestillingsassistent - se separat vejledning.

Begrænsninger i Simple Mode

Med Simple Mode spores antallet af enheder på lager via et enkelt tal pr. produkt, og dette sker på katalogprodukt-niveau.

Der er derfor ikke mulighed for at arbejde med eksempelvis lokationer på dit lager, bundles og alternativer. Indkøbsordrer, styring af serienumre, datoregistrationer og valgfri disponering af lagret til åbne ordrer er heller ikke en del af Simple Mode.

Har du brug for noget eller hele denne funktionalitet skal du bruge Advanced Mode, hvor alt ovenstående og meget mere bliver en del af lagerstyringen i Nexus.

Sådan virker Simple Mode

I Simple Mode udregnes antal i fysisk beholdning, disponibelt antal og antal i restordre live af Nexus. Udregningen sker på basis af dit senest indtastede antal i fysisk beholdning af hver vare, fakturaer hvorpå varen er solgt, som er udstedt efter tidspunktet for senest kendte antal i beholdning, samt alle åbne ordrer på varen, uanset ordredato.

Begrebsforklaring

Der er en række begreber i relation til lager i Nexus. De er gennemgående uanset mode, så det er godt at forstå dem fra starten.

Fysisk beholdning

• Det antal produkter du kan tælle på dit lager, uanset om der er bestillinger på dem eller ej.

Disponibel beholdning

• Det antal produkter som du kan sælge, som du ikke allerede har fået ordrer på, før din fysiske beholdning er brugt op

Antal i restordre

• Det antal produkter som du mangler, udover en evt. fysisk beholdning, for at kunne levere produkter til alle dine kunders ordrer.

Åben ordre

• Ordre, der endnu ikke er fuldt faktureret.

I Nexus vil du som oftest se fysisk beholdning udtrykt som “In stock”, disponibelt antal som “Available” og antal i restordre som “Backorder”

For en given vare uden åbne ordrer, eller restordrer, og med 44 stk i fysisk beholdning, vil du på produktkortet se

• In stock: 44
• Available: 44
• Backorder: 0

Når du modtager næste ordre på dette produkt vil Available-tallet blive nedskrevet med antallet på ordren, mens In stock tallet ikke umiddelbart påvirkes, før du har behandlet og faktureret ordren ud.

Redigerer du produktet og scroller til sektionen “Antal og levering info” vil du se:

I eksemplet ovenfor har du registreret 44 enheder d. 27/10 2017 kl. 19:00 og der anvendes Simpel mode. Klokkeslettet for optællingen er afgørende i forhold til allerede udstedte fakturaer, der også registreres med klokkeslet - en dato alene slår sjældent til.

Vi anbefaler IKKE, at du manuelt indtaster i ovenstående felter, da der er risiko for at du ikke får medtalt alle relevante ordrer - lad i stedet Nexus stå for disse udregninger og anvend funktionen “Opdatér lagertal fra kurv” - se længere nede.

Tips til registrering af optalt fysisk antal på lager

For at forsimple opgaven med at tælle en varebeholdning fysisk på lagret, er det vores anbefaling at du optæller når der ikke samtidig plukkes til ordrer på lagret, da det ellers kan være svært at holde styr på hvad der allerede er talt.

Hvis du har varer stående på dit lager, som allerede er faktureret til dine kunder, skal disse varer ikke medtælles, da de faktuelt ikke længere tilhører dig, men derimod din kunde.

Ordrer, der er leverede

Hvis din virksomhed anvender ordretags, og specielt tagget “Leveret”, vil varer der findes på åbne ordrer, der er tagget “Leveret” (delivered) skulle tælles med i din fysiske beholdning. Da de leverede varer endnu ikke er faktureret, men heller ikke kan tælles på dit lager (da de er leveret), kan det være en vanskelig opgave at opgøre den leverede mængde manuelt.

Nexus anvender automatisk tagget “Leveret” (delivered) de steder hvor det er relevant, såfremt du bruger de korrekte værktøjer til hvert formål. Anvend funktionen “Opdatér lagertal fra kurv”.

Registrering af optalt fysisk antal på lager

Når du har optalt produkter, eller anvendt funktionen “Bestillingsassistent” og har tilføjet de berørte varer til indkøbskurven skal du anvende funktionen “Opdatér lagertal fra kurv” som findes under svensknøgle -> Indkøb.

Funktionen giver dig et godt overblik, inden du foretager ændringer i Nexus, hvilke sker på én gang for alle produkterne der fremgår af listen, når du er klar. Funktionen hjælper dig også på en række områder, herunder gennem ordrer, der er tagget “Leveret” (delivered), at sørge for automatisk at lægge dette tal til din optælling, sådan at den nye beholdning har plads til dine kommende faktureringer af allerede leverede ordrer.

Start med at tilføje alle optalte produkter til kurven, gerne med de antal som du har talt. Du kan også indtaste antallene i næste skridt.

Gå nu til Opdatér lagertal fra kurv - og siden vil være udfyldt med kurvens indhold og de antal du har lagt i kurven. Eksemplet nedenfor antager, at du med de optalte produkter har kørt i Binary Mode:

Du skal nu indstille alle produkterne til at skifte mode til simpel. Action er præsat til “Set” og sætter det korrekte antal, der dels er udgjort af de produkter som du har talt på lagret, samt evt. varer måtte findes på ordrer der er leveret. Når du er klar scroller du til bunden af siden og trykker “Update stock”. I én arbejdsgang sættes mode, optalt antal, dato samt tidspunktet du trykkede Update stock, og din optælling er nu registreret.

Tilføj nye varer til lagret, uden at tælle eksisterende beholdning

Når du anvender Simple Mode vil det i det daglige ofte være upraktisk at foretage en komplet optælling, hver gang du hjemtager varer fra en leverandør. Det vil istedet være hurtigere og enklere at tilføje de nyindkøbte varer til dine nuværende lagerbeholdninger.

Uden at skele til hvad der er faktureret og hvilke ordrer der måtte være åbne, og hvilke ordrer der er leverede, kan du, når det passer dig, tilføje varer til lagret.

Anvend igen funktionen “Opdatér lagertal fra kurv” som findes under svensknøgle -> Indkøb, og fyld forinden kurven enten ved hjælp af Bestillingsassistenten eller ved at manuelt skabe en kurv med de varer du vil hjemtage fra en leverandør.

Det anbefales kraftigt, at du ikke gennemfører nedenstående på forkant, før varerne faktisk er kommet hjem til dit lager, idet tilføjelsen straks efter opdateringen vil være at spore på evt. åbne ordrer.

Start med at tilføje de varer der er kommet hjem til lager i kurven, i de antal som du har modtaget.

Gå nu til Opdatér lagertal fra kurv - og siden vil være udfyldt med kurvens indhold i de antal du havde lagt i kurven.

I eksemplet ovenfor, antages det at de produkter du har købt hjem allerede er sat til Simple mode. Det genkender Nexus, og derfor er “no change” i Change stock mode allerede sat (da de skal forblive i Simple mode), hvilket kan udlæses ved siden af varenavnet.

I Action anvendes funktionen Append, der tilføjer det korrekte antal til dit lager og tager højde for alle forhold vedr. dine nuværende ordrer og deres status.

Når du er klar scroller du til bunden af siden og trykker “Update stock” - og dine varekøb er nu tilføjet dit lager.

In stock antallet bliver ændret på en af to måder:

• Ordren markeres “Leveret” i ordrelisten, hvilket vil nedskrive In stock med antallet bestilt på ordren, også selvom der endnu ikke er udstedt en faktura. Dette er en nyttig funktion, hvis der typisk går tid, fra varen fysisk har forladt dit lager (og dermed ikke ville kunne tælles) og til ordren faktureres. Leverings-tagget på ordren har således samme effekt som at fakturere i forhold til dine fysiske lagertal i Nexus

• Ordren faktureres fuldt, og overgår fra åben ordre til afsluttet ordre.

Manuel betjening af "Opdatér lagertal fra kurv"-funktionen

Som beskrevet ovenfor vil et produkt, der er indstillet til Binary Mode, og som findes i kurven med antal større end 1,automatisk blive indstillet til “Change to simple” i stock mode, fremfor at blive i “No change”. Nexus har denne adfærd for brugervenlighed, da det på basis af antal større end 1 kan antages at du ønsker at optælle og registrere et konkret antal.

Dine muligheder for manuel kontrol

Ved at tilføje i stien for værktøjet "Opdatér lagertal fra kurv" kan du få helt præcis kontrol over hvad der sker for de varer der er i kurven. Herunder er stien uden argumenter:

?Page=t_update_stock_amount

Der findes i alt tre argumenter, som er:

• ForceChange
• ForceAction
• ForceAmount

De tre argumenter kan bruges i tilfældig rækkefølge og i enhver kombination.

ForceChange argument

Hvis du tilsætter argumentet ForceChange=værdi til stien kan du gennemtvinge en bestemt adfærd, nemlig tvunget skifte af lagermodus til den værdi du sætter.

Mulige værdier ForceChange

• binary
• simple
• advanced
• nothing

Her et eksempel, hvor du vil gennemtvinge et skifte af lagerstyringsmodel til Simple Mode, uanset hvad produkterne allerede står til og uanset antal i kurven:

?Page=t_update_stock_amount&ForceChange=simple

ForceAction argument

På lige fod med ForceChange kan ForceAction=værdi stå alene - men kan også kombineres med ForceChange for yderligere, samlet kontrol.

Mulige værdier ForceAction

• append
• set
• ignore

Her et eksempel, hvor du vil gennemtvinge en sætning af lagertallene for varerne i kurven i forbindelse med en optælling og tvungen overgang til Simple Mode

?Page=t_update_stock_amount&ForceChange=simple&ForceAction=set

ForceAmount argument

På lige fod med ForceChange og ForceAction kan ForceAmount=værdi stå alene - men kan også kombineres med både ForceChange og ForceAction for fuld kontrol. Argumentet styrer hvad der skrives i antal feltet, og kan dermed sætte nul, modsat kurven der altid sætter mindst 1 (for overhovedet at være i kurven).

Mulige værdier ForceAmount

• en positiv numerisk værdi

Dette paramter vil typisk bruges som en udvidelse ved en optælling til at nulstille al beholdning med argumentet “&ForceAmount=0”. Der er frihed til større tal end nul, så du kan også bruge funktionen til andet.

Her et eksempel for en lagermæssig nulstilling af alt hvad der i kurven, der med fordel kan køres inden en optælling for at sikre at du får fjernet lager af varer du ikke kunne tælle (fordi der ingen var på lager) - du får dermed "nullet" fejl ud.

?Page=t_update_stock_amount&ForceChange=simple&ForceAction=set&ForceAmount=0

Manuel tildeling af varer til ordrer er ikke mulig i Simple Mode

I Simple Model behandles alle ordrer i den rækkefølge de er modtaget, altså ældst først. Der er ingen manuelle muligheder for at ændre på rækkefølgen eller "springe køen over". Det skyldes at Simple-lagertal udregnes udfra datoer og tidspunkter, og Simple Mode ville hurtigt ophøre med at være simpel, hvis det skal være muligt at manipulere datoer og tidspunkter for ordrer.

Overgå til Advanced Mode hvis du vil bestemme behandlingsrækkefølgen manuelt

Med Advanced Mode har du frihed i rækkefølgen som du betjener ordrer i. Det skyldes, at hver enkelt ordre vil forsøge at reservere de lager-elementer ordren skal bruge. Ved at reservere ordrerne i den rækkefølge du synes varerne skal fordeles kan du styre tildelingen af varer manuelt.