Fakturaudstedelse til 3. part¶

Det er i Nexus muligt at opsætte 3. parts fakturering, også kaldet gennemfakturering. Ofte brugt af indkøbsforeninger, butikskæder, og virksomheder med filialer eller afdelinger, kan 3. parts fakturering imødekomme kunder med et centraliseret kreditorbogholderi, men hvor vareforbruget sker decentralt.

Introduktion¶

Gennemfaktureringsfunktionen i Nexus kan opsættes med to enkle handlinger til trods for at funktionen er ekstremt avanceret og kraftfuld. I denne artikel forklares de forskellige muligheder, samt Nexus’ adfærd på baggrund af de valgte indstillinger.

Det kræver ingen særlig instruktion af dit personale, eller særlige arbejdsgange i det daglige at anvende gennemfaktureringsfunktionen. Alle processerne, både for Køber og for dit personale falder transparet ind med processerne for de firmaer som du samhandler med uden gennemfakturering.

Mulighed for NemHandel og EDI - Electronic Data Interchange

Gennemfaktureringsfunktionen i Nexus kan også opsættes med EDI-funktionalitet, altså elektronisk samhandel, og understøtter både de gængse formater, såvel som de mere specielle dataformater som visse store kæder anvender. Du kan ikke selv aktivere hverken NemHandel eller EDI, og begge vil medføre transaktionersomkostninger for hver elektronisk udveksling af dokumenter der sker. Afhængig af din nuværende version af Nexus kan det også være nødvendigt at skifte til et større abonnement.

Vi har forberedt en introduktionsartikel hvis du vil læse mere om NemHandel og EDI.

Hvis du har brug for elektronisk udveksling af dokumenter med dine kunder så kontakt os venligst for mere information.

Parterne¶

Når gennemfakturering anvendes i Nexus kan der være op til 4 parter, og det er afgørende at forstå hver parts rolle i den samlede ordre-, leverance- og faktureringskæde.

Køber (buying party)¶

Det firma i Nexus i hvis navn ordren oprettes og placeres. Ordren kan placeres ved at Køber selv logger ind og afgiver ordren, eller i TakeOver som enhver anden kunde. Således kan Køber definere hvad der bestilles og i hvilke mængder, potentielt uden at påtage sig et betalingsansvar for de leverede varer.

Fakturamodtager (invoicing party)¶

Det firma i Nexus, som når ordren faktureres vil træde i Købers sted og som bliver endelig debitor i Nexus med betalingsansvar over for dig.

Leverancemodtager (delivery party)¶

Den indtastede leveringsadresse på ordren som bliver fysisk modtager af de bestilte varer. Køber og leverancemodtager kan sagtens være en og samme juridiske enhed med samme adresse (det vil sige at der ikke indtastes en separat adresse), men kan også være to forskellige virksomheder, samme virksomhed men en anden adresse osv.

Sælger (selling party)¶

Din virksomhed, der er ansvarlig for at Købers instrukser følges, samt at de aftaler der er indgået med Fakturamodtager overholdes, og endelig at de bestilte varer samt transaktions-relateret information tilflyder de rigtige parter. Idet Nexus understøtter flere sælger identiteter er Sælger dermed også definerbar.

Særlige forhold du skal være opmærksom på¶

Fakturamodtager orienteres ikke af Nexus når køber placerer en ordre¶

Køber har ingen adgang i Nexus til at se den faktura der ender med at blive udstedt til Fakturamodtager. Dette er pr. design, og det vil være op til Fakturamodtager selv at dele fakturaen med Køber hvis dette ønskes.

Hvis faktura fremsendes i Nexus via email er det udelukkende Bogholderikontakten på Fakturamodtagers firma der er modtager.

Indgå klare, skriftlige aftaler med fakturamodtager¶

Idet den part, der ender med at være debitor i Nexus ikke nødvendigvis er den part, der har afgivet ordren, anbefales det kraftigt at der indgås skriftlige aftaler mellem dig som sælger og Fakturamodtager, med det formål at rammerne for fakturamodtagers gældsansvar for 3. part, eksempelvis en filial, er klart definerede.

Skridt for skridt: Sådan opsættes gennemfakturering for Fakturamodtager og Køber¶

1. Aktiver gennemfakturering på firmaet som skal være Fakturamodtager¶

Aktiveringen gør det muligt at vælge firmaet på det eller de firmaer, der skal være Køber.

Rediger firmaet der skal være Fakturamodtager og scroll til sektionen “Betalingsbetingelser”
Indstil “3. parts faktureringsstatus” til “Gennemfakturering MULIGT for dette firma”
Kontrollér, at der er gyldige kontaktdetaljer i sektionen “Bogholderi”, særligt en gyldig emailadresse.
Tryk OK for at gemme ændringerne

2.Opsæt Købers firma i Nexus med korrekt Fakturamodtager¶

Valget vil medføre, at alle fremtidige ordrer, såvel som allerede oprettede ordrer på Købers firma, der endnu ikke er færdigfakturerede, vil blive faktureret til den valgte 3. part i stedet for Købers firma.

Rediger firmaet der skal være Køber og scroll til sektionen “Betalingsbetingelser”
Indstil “Fakturer gennem 3. part” og vælg det firma på listen, som skal være Fakturamodtager
Tryk OK for at gemme ændringerne.

Gennemfaktureringsfunktionen er nu opsat og klar til anvendelse.

Effekt af indstillingerne på Købers firma når opsat til 3. partsfakturering¶

Indstillinger på Købers firma, der ignoreres når Køber er opsat til gennemfakturering:

Både valgte prisniveauer og evt. permanente specialpriser på Købers firma, og som vil fremgå af en ordre placeret til Køber
Fragtvilkår og -priser der måtte være indstillet
Betalingsmetoder (både primære og yderligere) samt betalingsbetingelser
Fakturalevering, betalingspåmindelser og opgørelsestype
Bogholderikontakt

De øvrige indstillinger på Købers firma ignoreres ikke, og vil alle påvirke processeringen af ordrer fra Køber. Mange er selvforklarende.

Indstillinger du skal være særligt opmærksom på når Køber er opsat til gennemfakturering¶

Alle felter under “Firmanavn og CVR-nummer, særligt GLN/EAN-nummer til brug ved EDI
Kreditmaksimum, både forsikret og IKKE-forsikret
Evt. Leveringskommentar
Evt. Faktureringskommentar, der også vises når faktura udstedes til Fakturamodtager
Alle indstillinger under “Branche og priser”
Indstillet Account Manager

Effekt af indstillingerne på Fakturamodtagers firma når opsat til 3. partsfakturering¶

Indstillinger på Fakturamodtagers firma der ignoreres når Fakturamodtager er 3. part (men ikke for ordrer oprettet direkte på Fakturamodtagers firma)

Account Manager, idet salget registreres på den Account Manager der er indstillet på Købers firma
Leveringskommentar

Indstillinger du skal være særligt opmærksom på når Fakturamodtager er opsat til at acceptere gennemfakturering:¶

Både valgte prisniveauer og evt. permanente specialpriser på Fakturamodtagers firma, som vil erstatte alle priser på Købers ordre der stammer fra prisniveauer eller permanente specialpriser
Alle felter under “Betalingsbetingelser”
Alle felter under “Firmanavn og CVR-nummer, særligt GLN/EAN-nummer til brug ved EDI
Fragtvilkår og -priser der måtte være indstillet
Alle felter i sektionen “Bogholderi” da disse vil blive anvendt til fremsendelse af faktura hvis ikke EDI- eller EAN-levering er opsat.
Evt. Faktureringskommentar, der vil blive vist samtidig med Købers Faktureringskommentar når faktura udstedes

Særlige muligheder i Nexus du kan benytte i regi af 3. parts fakturering¶

Hvis du i en TakeOver af Køber ønsker at indtaste en ordrespecifik specialpris, der skal have gyldighed også for Fakturamodtager gøres dette på helt samme måde som hvis fakturaen ikke skulle udstedes til 3. part, idet ordrespecifikke specialpriser IKKE ignoreres når der faktureres til 3. part.
Såfremt Fakturamodtager ønsker at begrænse hvor stor en kredit en tilknyttet 3. parts Køber må disponere på vegne af Fakturamodtager kan denne sum indtastes i Nexus på Købers firma.
Såfremt Fakturamodtager er 3. part der betaler på vegne af flere Købere så er det på Fakturamodtagers firma at du skal disponere den samlede risiko du vil tage i kreditmæssig henseende. Indstil kreditmaks tilsvarende din beslutning.
Der kan fortsat oprettes ordrer direkte på et firma der er opsat som Fakturamodtager. Accepten af et være 3. part er blot en ekstra mulighed.
De priser som Køber selv ser når indlogget (eller som dit personale ser i TakeOver) kan opsættes jf. Fakturamodtagers ønske, og har som beskrevet ingen prismæssig indvirkning på den endelige faktura. Aftal derfor med Fakturamodtager hvilke priser Køber skal se.
Såfremt Køber og Fakturamodtager ønsker priser i forskellige valuta, eksempelvis EUR for en udenlandsk filial som Køber, og DKK til Fakturamodtager som er placeret i Danmark, er det blot at opsætte firmaer jf. ønske. Nexus omregner automatisk til Fakturamodtagers indstillede valuta når fakturaen udstedes.

Emails som Nexus afsender¶

Gældende for Køber¶

Nexus vil som vanligt forsøge at fremsende en ordrebekræftelse via email til Købers bruger der afgiver ordren når der selvbetjenes. Du kan ved placering af ordrer i TakeOver som vanligt vælge om du ønsker at fremsende en ordrebekræftelse til den bruger du har overtaget.
Når faktura udstedes vil Køber ikke blive orienteret herom, eller være modtager af emails vedr. faktura, evt. rykkere eller betaling. Dette er pr. design, idet 3. part (nemlig Fakturamodtager) står for alt vedr. fakturaen.

Gældende for Fakturamodtager¶

Nexus vil som vanligt fremsende faktura vedhæftet en email såfremt dette er opsat på Fakturamodtagers firma eller vælges når faktura udstedes.
Ved fremsendelse af faktura til Fakturamodtager er det udelukkende kontaktdetaljerne i sektionen “Bogholderi” der anvendes.
Når en ordre placeres til eller af Køber, vil Fakturamodtager ikke blive orienteret herom. Dette er pr. design, idet 3. part (nemlig Køber) selv står for at disponere indkøbet.

Listerne “Mine ordrer” og “Mine Fakturaer” for Køber og Fakturamodtager¶

For Køber:¶

Køber vil ikke fra Nexus have adgang til en faktura der er udstedt til 3. part.
Listen “Mine fakturaer” vil for køber ikke indeholde fakturaer, der er udstedt til 3. part
Listen “Mine ordrer” vil for Køber opføre sig identisk, uanset om Køber er opsat til 3. parts fakturering eller ej
Åbnes en ordre, der er eller vil blive faktureret til 3. part, vil det for Køber være synligt hvem 3. part som Fakturamodtager er, samt om der er udstedt en faktura. For det tilfælde faktura er udstedt vil fakturanummeret være synligt, men det er ikke muligt at åbne eller hente fakturaen.

For Fakturamodtager:¶

Listen “Mine ordrer” vil ikke indeholde Købers ordrer, men kun ordrer oprettet direkte på Fakturamodtagers firma.
Listen “Mine fakturaer” vil indeholde både fakturaer der er udstedt til Fakturamodtager på basis af ordrer placeret direkte på dennes firma, såvel som fakturaer der er udstedt på baggrund af en ordre fra 3. part (Køber). Der kan sorteres efter “Køber”, der for egne køb viser firmaets bestillende bruger, og for 3. parts betaling viser hvilket firma og hvilken bruger man betaler for.
Når faktura er udstedt til 3. part vil det i listen “Mine fakturaer” være muligt for Fakturamodtager at åbne og se den ordre som fakturaen er baseret på.

Fakturamodtagers muligheder for selv at dele en udstedt faktura med Køber¶

Såfremt faktura er fremsendt via email fra Nexus til Fakturamodtager kan denne på enkel vis videresende denne email til hvem det end måtte ønskes med fakturaen vedhæftet.

Såfremt Fakturamodtager fra sin liste “Mine fakturaer” åbner en ordre, der er lagt af Køber vil dette ordrevindue åbne med universel adgang, også til den udstedte faktura. Fakturamodtager kan derfor, blot ved at dele linket til ordrevinduet, dele både ordrens detaljer samt adgang til at hente faktura med hvem der ønskes.