Sådan udstedes en kreditnota¶

De fleste har relativt let ved at forholde sig til en faktura som koncept - et antal varer, der til en bestemt pris sælges til en kunde på nogle nærmere anførte vilkår, og at fakturaen som dokument er en “plus” - altså en indtægt for firmaet.

Mange har sværere ved at forstå hvordan en kreditnota virker, og hvordan en kreditnota skal udarbejdes for at have den ønskede effekt.

Kontakt Raymeon Support for tildeling af rettighed til kreditering

Da kreditnotaer er penge ud af din virksomhed er opsætningen af denne rettighed forbeholdt Raymeon Support. Du skal blot tage stilling til hvilke af dine medarbejdere der må udstede en kreditnota og kontakte os.

Hvad er en kreditnota?¶

En kreditnota er som dokumenttype et “minus” - altså en udgift for firmaet. Men fordi hele dokumentet er et minus-dokument fremgår varepriser og totaler på en kreditnota altid som positive tal. Brug derfor generelt aldrig negative tal på en kreditnota - den er allerede i “minus” ved at være en kreditnota.

Dernæst er det vigtigt at forstå, at en kreditnotas formål som oftest er at udtrykke og skabe en ændring i forhold til en tidligere udstedt faktura. Det gøres for hver varelinje, samt for subtotalerne på kreditnotaen.

Der er tre felter pr. varelinje du skal forholde dig til når du udsteder en kreditnota i Nexus¶

Feltet “Retur” pr. varelinje¶

har betydning for Nexus’ opgørelse af avance pr. bilag. Vælg “Ja” i dette felt hvis du har fået varen til bage fra din kunde, og at den er salgbar til en anden kunde. Vælg “Nej” hvis varen ikke kommer retur eller hvis der for denne varelinje kun er tale om en priskorrektionn

Feltet “Mængde” pr. varelinje¶

har betydning for, hvor mange af den pågældende vare der er omfattet af kreditnotaen. Står en varelinje til 0 i antal ignoreres de øvrige felter.

Feltet “Pris” pr. varelinje¶

er den sum, som du giver tilbage til din kunde for denne varelinje.

Derudover er to felter, der gælder hele kreditnotaen, som du skal forholde dig til:’

Feltet “Rabat“¶

Hvis der er givet en slutrabat på den oprindelige faktura, vil den fremgå af kreditnotaformularen.

Feltet “Levering”¶

Hvis der er opkrævet et beløb for levering på den oprindelige faktura vil det fremgå her.

I begge tilfælde skal du forholde dig til, og du vil opkræve kunden noget af eller hele den oprindelige rabat du har givet, samt om du vil godskrive kunden hele eller dele af den leveringsomkostning du oprindeligt har opkrævet.

To måder at forudfylde krediteringsformularen på når du går igang¶

Felterne “Retur” og “Mængde” vil være forudfyldt forskelligt, afhængig hvordan du starter din kreditering. Det er udelukkende for at hjælpe dig godt på vej at der findes to måder at indlæse krediteringsformularen på, sådan at risikoen for fejl minimeres.

Kreditér, retur¶

“Retur”-feltet står til “Ja” for alle varelinjer
“Mængde”-feltet står til fakturaens fulde antal for alle varelinjer
“Pris”-feltet står til samme pris som på fakturaen for alle varelinjer

Kreditér, rettelse¶

“Retur”-feltet står til “Nej” for alle varelinjer
“Mængde”-feltet står til nul for alle varelinjer
“Pris”-feltet står til samme pris som på fakturaen for alle varelinjer

Hvornår skal jeg bruge “kreditér, retur” vs “kreditér, rettelse”?¶

Eksempel 1 - retur og kreditering af alle varelinjer på en faktura¶

Anvendes hvis du vil annullere et salg. Her åbnes kreditnota-formularen med alle felter forudfyldt, så hvis du trykker “krediter” uden nogen rettelser giver det en fuld kreditering af den oprindelige faktura.

Åben søgeren via tandhjul —> Lup og vælg $-tegnet eller Fakturasøgning på listen
Søg efter faktura på det oprindelige salg som giver anledning til retur af varelinjer.
Når fakturaen er fundet trykkes på “Krediter (retur)”
Kreditnotaformularen åbner nu, forudfyldt med alt der fandtes på den oprindelige faktura med to væsentlige indstillinger
1. Felterne “Retur” ud for hver varelinje er sat til “Ja”
2. Mængderne for hver varelinje er sat til antallet på den oprindelige faktura (det oprindelige antal står også med gråt under hvert felt)

Trykker du “Krediter” i bunden af formularen nu, vil du lave en fuld kreditering - altså et dokument, der fuldstændigt udligner den oprindelige faktura, OG tilbagefører vareomkostningen rent finansielt i Nexus.

Eksempel 2 - retur og kreditering af de fleste varelinjer på en faktura¶

Anvendes, hvis du delvist vil annullere et salg. Her åbnes kreditnota-formularen med alle felter forudfyldt til fuld kreditering,og du skal rette formularen til.

Åben søgeren via tandhjul —> Lup og vælg $-tegnet eller Fakturasøgning på listen
Søg efter faktura på det oprindelige salg som giver anledning til retur af varelinjer.
Når fakturaen er fundet trykkes på “Krediter (retur)”
Kreditnotaformularen åbner nu, forudfyldt med alt der fandtes på den oprindelige faktura med to væsentlige indstillinger
1. Felterne “Retur” ud for hver varelinje er sat til “Ja”
2. Mængderne for hver varelinje er sat til antallet på den oprindelige faktura (det oprindelige antal står også med gråt under hvert felt)
Ret nu alle de varelinjer der IKKE er kommet retur fra kunden så der i mængderne for hver varelinje står 0 i antal. Dermed ignoreres disse varelinjer når kreditnotaen udstedes, uanset om der står “Ja” eller “Nej” i returfeltet, og uanset hvad der står i prisfeltet.
Nu indeholder kreditnotaen kun antal i de varelinjer, som skal krediteres, og i feltet “Retur” står der “Ja”.
Tryk nu “Krediter” i bunden af formularen, og der udstedes en kreditnota, der delvist udligner den oprindelige faktura, OG tilbagefører vareomkostningen rent finansielt i Nexus for de varer der kommer retur.

Eksempel 3 - kreditering af en enkelt eller få varelinjer på en faktura¶

Her åbnes formularen med alle felter forudfyldt, så hvis du trykker “krediter” uden nogen rettelser giver det en fuld kreditering. Du kan rette formularen til med afsæt heri.

Åben søgeren via tandhjul —> Lup og vælg $-tegnet eller Fakturasøgning på listen
Søg efter faktura på det oprindelige salg som giver anledning til retur af varelinjer.
Når fakturaen er fundet trykkes på “Krediter (rettelse)”
Kreditnotaformularen åbner nu, forudfyldt med alt der fandtes på den oprindelige faktura med to væsentlige indstillinger
1. Felterne “Retur” ud for hver varelinje er sat til “Nej”
2. Mængderne for hver varelinje er sat til 0 i antal, og antallet på den oprindelige faktura står også med gråt under hvert felt
Trykker du “Krediter” i bunden af formularen nu, vil du lave en “nul-bon” - et bilag der ingen finansiel virkning har.

Du skal nu give kreditnotaen virkning:

For de varelinjer, som skal omfattes af kreditnotaen, indstiller du et antal op til det antal, som på den oprindelige faktura er solgt til kunden.
Hvis varene er kommet retur (eller aldrig har været afsendt) skal du indstille feltet “Retur” til “Ja”.
Tryk nu “Krediter” i bunden af formularen nu, og der udstedes en kreditnota, der delvist udligner den oprindelige faktura, OG tilbagefører vareomkostningen rent finansielt i Nexus for de varer der kommer retur.

Da der i dette eksempel er tale om en retur af flere varelinjer skal du indstille alle de varelinjer som ikke skal krediteres til 0 i antal, og kun have et antal i de varelinjer vi vil kreditere. Lader du prisen være så refunderes kunden det oprindelige beløb han er opkrævet, og anvender du det fulde antal der står med gråt under antal-feltet, er det oprindelige salg af denne varelinje modvirket.

Endeligt kan du vælge at skifte fra “Ja” til “Nej” i “Retur”-feltet. Det kan du gøre hvis varene er i så dårlig stand at de ikke kan sælges igen, eller hvis du har valgt at lade kunden beholde en beskadiget vare og gerne vil optage dette som et finansielt vareforbrug i Nexus.

Eksempel 4 - priskorrektion af varelinjer på en faktura¶

Åben søgeren via tandhjul —> Lup og vælg $-tegnet eller Fakturasøgning på listen
Søg efter faktura på det oprindelige salg som giver anledning til en priskorrektion.
Når fakturaen er fundet trykkes på “Krediter (rettelse)”
Kreditnotaformularen åbner nu, forudfyldt med alt der fandtes på den oprindelige faktura med to væsentlige indstillinger
1. Felterne “Retur” ud for hver varelinje er sat til “Nej”
2. Mængderne for hver varelinje er sat til 0, og det oprindelige antal på faktura står med gråt under hvert felt
Trykker du “Krediter” i bunden af formularen nu, vil du lave en “nul-bon” - et bilag der ingen finansiel virkning har.

Du skal nu give kreditnotaen virkning:

For de varelinjer, som skal omfattes af kreditnotaen, indstiller du et antal op til det antal, som på den oprindelige faktura er solgt til kunden. Alle øvrige varelinjer skal stå til 0 i antal.
I beløbsfeltet indtaster du det beløb, som er forskellen mellem varens pris på den oprindelige og den pris den varen burde have været faktureret til (regneeksempel: Oprindelig faktura kr. 120,- / korrekt pris kr. 110,- / Sum til kreditering kr. 120 - 112 = 8,-)

Da der i dette eksempel er tale om en priskorrektion - altså kun en finansiel korrektion, uden at der kommer varer retur fra kunden - lader dui feltet “Retur” for varelinjen forblive i “Nej”.

Når du har korrigeret det du ønsker trykker du “Krediter” i bunden af formularen og du er færdig.

Husk at sørge for at kunden får kreditnotaen, enten automatisk via Nexus eller fremsendt manuelt.¶

TIP¶

Start din kreditering som en retur eller rettelse, alt efter hvilken formular der er mest rigtigt indstillet i forhold til hvad du vil, og dermed selv skal lave så få ændringer som muligt.