Bogføringskoncepter i Nexus¶
Hvor Nexus håndterer alle virksomhedens daglige produkt, salgs- og kundeorienterede opgaver, skal klassiske bogføringsopgaver foretages i et selvstændigt regnskabsprogram, hvor driftsomkostninger registreres, momsregnskaber udarbejdes og resultatopgørelser og balancesummer for hele virksomheden trækkes.
Kan man bogføre i Nexus?¶
Nej, ikke i gængs forstand, hvor du over en kassekladde arbejder med kontoplan, debit og kredit. Nexus er designet til at være vendt mod din virksomheds omverden og til at være fri for synkroniseringsbehov med andre systemer.
Hvor du i Nexus bl.a. kan optage ordrer fra dine kunder, administrere kreditgrænser, udstede fakturaer, overvåge dine debitorer og registrere indbetalinger fra dine kunder, skal driftsomkostninger som husleje, løn, autodrift osv. registreres og bogføres i et selvstændigt system, helt efter dit valg.
Krav til det selvstændige regnskabsprogram¶
Der er ingen specifikke krav til jeres bogføringsystem i relation til Nexus. Behovene for funktionalitet kan opfyldes af selv et udgået DOS-baseret system, fordi bogføringsdata fra Nexus overflyttes fra bogføringsrapporter der typisk indeholder kun meget få samletal. Bogføringsopgaven i relation til Nexus er derfor helt ordinær.
Hvilke tal skal bogføres?¶
Der trækkes altid tal fra Nexus for en given periode, der ikke må have overlap til andre perioder der allerede er bogført. Du kan vælge at trække tal dagligt, ugentligt, månedligt eller hvilket interval der nu passer til dine bogføringsrutiner.
Salgstal¶
Nexus opsamler automatisk dine omsætningstal. Omsætningen skal bogføres på en eller flere salgskonti. Har du salg i flere valuta kan du vælge at omregne alt til DKK eller få salget opgjort pr. valuta der er omsat i.
Indbetalinger fra kunder¶
Når en faktura er udstedt i Nexus og afventer betaling er fakturaen en del af din debitormasse. Når indbetalingen fra din kunde sker registres dette i Nexus med både dato for indbetalingen samt hviket af dine depoter der er betalt til.
Evt. lagerforskydning¶
Hvis du sporer dine lagertal ved hjælp af simple-mode lagerstyring eller advanced-mode lagerstyring og har registreret kostpriser i Nexus kan du på enkel vis få oplyst værdien af varelagret på et givent tidspunkt.
Differencen fra du sidst opgjorde værdien af dit varelager til den netop opgjorte værdi kaldes lagerforskydningen, og udtrykker om du har forøget eller formindsket dit varelager siden sidste opgørelse.
Lagerforskydningstallet er i en lagerførende virksomhed vigtigt for at kunne få et retvisende billede af din virksomheds finansielle resultat. Men hvis ikke din øvrige bogføring løbende kan producere et retvisende billede, altså at alle kendte kreditorer er bogført, at dine depoter er afstemt, at dine afskrivninger er periodiseret osv. er nødvendigheden af at bogføre en lagerforskydning mindre vigtigt, og vil have størst betydining ved udarbejdelsen af årsregnskabet.
Eksempel på posteringer i kassekladde¶
I dette eksempel er der foretaget følgende handlinger:
- Der er trukket en "bogføringsrapport, salg" i Nexus for perioden 1. november til og med 23. november, der viser virksomhedens omsætningstal
- Der er trukket en "bogføringsrapport, indbetalinger" i Nexus for 1. november til og med 23. november, der viser de betalinger fra kunder der er registreret i perioden.
Bemærk, at hele slutdatoen skal være passeret, og rapporterne er trukket d. 24. november. Begge rapporter trækkes i rapportværktøjet som du finder i
Tandhjul -> Lyn
Bogføringsrapport, salg¶
Ovenstående 4 konti bør være med disse eller nogenlunde disse benævnelser i dit bogføringsprogram. Bemærk at både fakturaer og kreditnotaer er opgjort.
Eksempel på bogføring af Nexus salg i e-conomic regnskabsprogram¶
Her har vi indtastet tallene fra bogføringsrapport, salg, i e-conomics kassekladde og anvendt konto 5600, debitorer, som modkonto for alle posteringer:
Som det fremgår er det helt standard bogføring, hvor hvis vi kigger nærmere på de to posteringer for bilag 23 kan se posteringen af fakturaer;
henholdsvis kreditnotaer udstedt i Nexus i perioden:
Bogføringsrapport, betalinger¶
Betalingsrapporten anfører de registrerede indbetalinger i perioden og til hvilket depot indbetalingen er sket.
Alle bogføringer posteres også på debitorkonto 5600, som derved nedskrives, og har hver især det depot hvor indbetalingen er modtaget til som modkonto. Således vedligeholdes din debitormasse og dine depotkonti.
Ofte stillede spørgsmål til bogføring¶
Skal mine kunder også være oprettet i mit regnskabsprogram?¶
Nej, det skal de ikke. Du ved alt om dine kunder i Nexus, og der opstår meget let to sandheder hvis du både har kundedetaljer i bøgføringssystemet og i Nexus, hvilket er uønsket.
Skal jeg flytte alle mine fakturaer fra Nexus til mit regnskabsprogram?¶
Nej, som eksemplerne ovenfor viser overfører du dine salgstal via nogle få posteringer af samletal. Dine fakturaer er udstedt og gemt i Nexus hvor dine kunder selv kan hente en kopi, se om en faktura er betalt osv.
Hvorfor skal alt salg modposteres på min debitorkonto?¶
For at forenkle dine processer modposteres alt salg på debitorer. Har kunden allerede betalt vil indbetalingen jo være en del af "bogføringsrapport, betalinger" og dermed registreres din debitormasse korrekt.
Kan jeg registrere individuelle indbetalinger fra kunder i mit regnskabsprogram?¶
Nej, det skal du gøre i Nexus. Da kreditgrænser og dermed kreditkontrol foregår i Nexus, og det er i Nexus du administrerer dine debitorer og har dit rykkersystem, så er det afgørende at du betalingsregistrerer i Nexus.
Må jeg også udstede fakturaer i mit regnskabsprogram?¶
Det er der ikke noget til hinder for. Rent bogføringsteknisk kan du sagtens udstede fakturaer i både Nexus og dit regnskabsprogram. Der skal imidlertid være årsager der vejer meget tungt herfor, og det er der sjældendt. Det er langt bedre at samle alt salg i Nexus, sådan at du har retvisende salgsstatestikker og at du kan regne med dine debitortal i Nexus, samt at du opsamler værdifuld data i Nexus.
Er det lovligt at bogføre både salg og betalinger i klumper på denne måde?¶
Ja, det er det da. Hvis du tænker over det foretager du masser af anden bogføring i klumper, og det hele handler jo om at kunne specificere og dokumentere hvordan tallene er opstået. Dette specifikationsbehov opfylder du med Nexus' rapporter.
Opsæt dele af din kontoplan i Nexus¶
Såfremt du anvender bogføringskonti i Nexus kan du specificere dine bogføringsrapporter i Nexus yderligere for endnu mere præcis bogføring ved at nedbryde dine salgstal til forskellige konti i dit regnskabsprogram.
I stedet for at bogføre de samlede tal i rapporten, bogfører du nu deltal på de forskellige konti i dit regnskabsprogram.
Nexus systemkonti til slutrabat og fragt¶
Evt. slutrabatter på fakturaer, det vil sige rabatter på bilaget, der ikke knytter sig til specifikke varelinjer, vil i sagens natur ikke tilflyde konteringskonti - denne rabat ses som linie neutral og den vil sansynligvis også fra tid til anden blive brugt til ting, der ikke har relevans for linierne på bilaget, såsom eksempelvis modpostering af fragt på tidligere bilag eller lignende.
Fragten på fakturaer er også en slutlinje, der knytter sig til bilaget, og ikke produktlinierne.
Når slutrabat og fragt forekommer på fakturaer og kreditnotater for en given rapportperiode vil felterne fremkomme i rapporten og være specificerede. Hvor du bogfører disse tal er valgfrit - hvis du eksempel gerne vil spore forholdet mellem dine fragtudgifter og fragtopkrævninger er det oplagt at din kontoplan i dit regnskabsprogram afspejler dette.
Alternativt kan du blot op- og nedskrive din salgskonto med beløbene med disse ekstra posteringer.
Øreafrunding grundet moms¶
Der vil som oftest fremkomme et korrektionstal i form af en øreafrunding når man sammenligner det totale tal, med konteringslinjerne. Det skyldes grundlaget for momsens beregning.
Eksempel på behov for øreafrunding
Forstil dig en faktura med 3 varelinjer á hver kr. 33,33 ex moms.
Hvis der lægges moms til varelinjerne hver især bliver linjetotalen kr. 41,6625 pr varelinje - og de 0,0025 smides væk, da der rundes ned til kr. 41,66.
Ganges 41,66 med 3 fås kr. 124,98 som fakturatotal inkl. moms.
Hvis nu istedet de 3 varelinjer á hver kr. 33,33 ex. moms summeres sammen fås nu kr 99,99 ex. moms. Lægges moms på subtotalen for fakturaen fås kr. 124,9875 som fakturatotal inkl. moms - der vil blive afrundet til kr. 124,99 - da 0,0075 rundes op.
Sådan opstår der et behov for en afrundingspostering på kr. 0,01 for denne faktura, hvis der anvendes bogføringskonti med salg inkl. moms.
Eksempler på systemkonti i Nexus samt øreafrunding for henhv. fakturaer og kreditnotater:
