Roller i Nexus¶
Roller i en virksomhed knytter sig som oftest til både muligheder, kompetencer, rettigheder og ansvar. Nexus er fra starten opsat med en række roller, som du kan tildele dine medarbejdere og kunder udfra netop ovenstående kriterier. Sandsynligvis vil I uden videre kunne anvende Nexus, uden behov for fokus på at skabe roller.
Rolle- og rettighedssyystemet i Nexus er helt fleksibelt, og kan hvis det gavner jeres organisation og anvendelsen af Nexus tilpasses til jeres nuværende ansvarsområder og kompetencer.
I det følgende gennemgås strukturen i rettighedssystemet, hvilket vil give dig et godt indblik i mulighederne.
Handlinger¶
Handlinger knytter sig til alt det man har mulighed for at se eller gøre i Nexus. Hvert eneste funktionsområde i Nexus rummer handlinger - at se, at redigere, at oprette ny, at annullere osv. Der er rigtig mange handlinger i Nexus - alt for mange til at håndtere dem en ad gangen.
Rettighedsprofiler¶
I Nexus samles handlinger i såkaldte rettighedsprofiler. Det er nødvendigt at organisere handlinger i rettighedsprofiler sådan at det er enkelt at tildele mange handlinger på én gang, ikke mindst fordi der er mange hundrede handlinger i Nexus. Der er ingen begrænsninger på hvor mange rettighedsprofiler der kan være i Nexus.
Brugergrupper¶
Hvor rettighedsprofiler samler handlinger, så samles brugere i de såkaldte brugergrupper. Da der kan være tusindvis af brugere i Nexus forenkler og hjælper brugergrupper i Nexus din administration af brugerne. Der er ingen begrænsninger i hvor mange brugergrupper der kan være i Nexus.
Rettighedsprofil + brugergruppe = rolle¶
Når der tilknyttes en rettighedsprofil til en brugergruppe, vil alle brugere i brugergruppen potentielt opnå muligheden for at udføre de handlinger som rettighedsprofilen tildeler.
Typisk vil de fleste brugere i Nexus som minimum være medlem af brugergruppen "AllUsers". Som navnet antyder, er denne gruppe tiltænkt alle brugere. Den tilknyttede rettighedsprofil er også kaldet "AllUsers", og handlingerne i denne rettighedsprofil tager udgangspunkt i at brugerne kan se det indhold i Nexus, som man som oftest ønsker at ens kunder kan se.
Rollen der opstår herved kunne kaldes "Registreret besøgende". Den besøgende kan kaldes registreret, fordi der findes en konkret, navngivet bruger som skal være logget ind for at opnå rollen.
Publicering af indhold sker til brugergrupper¶
Uanset om det er websider, produktkategorier, produkter, en nyhed, eller ethvert andet indhold i Nexus skal du tage stilling til hvem indholdet skal vises til. Dette valg sker ved at publicere indholdet til en eller flere brugergrupper. Nogle brugergrupper kan udover at se også gøre noget.
Dermed opstår der en kombination af retten til at se eller gøre noget med hvem der må. Og det er denne kombination der er så kraftfuld til at styre rettighederne med meget stor præcision i Nexus.
Rettighedsprofilen kan således siges at være en abstrakt sondring af hvad man må, hvor brugergruppen gør det helt konkret, fordi indholdet publiceres til brugergruppen.
Håndtering af besøgende, der ikke er logget ind¶
For at Nexus også kan ses og opleves af besøgende der ikke er logget ind anvendes brugergruppen "Guest", idet sider, produktkategorier, produkter, nyheder osv som I ønsker at vise til Verden kan publiceres til denne brugergruppe. En helt oplagt side at vise til Guest er f.eks. den generelle forside på sitet.
Som standard har brugergruppen Guest også rettighedsprofilen "AllUsers" tilknyttet. Husk på, at de handlinger som rettighedsprofilen giver lov til at udføre er abstrakte, og ikke tilknyttet et konkret indhold. Det er publiceringen til brugergruppen Guest der knytter en uindlogget besøgende til indhold i Nexus.
I nogen tilfælde kan det give mening at opsætte en separat rettighedsprofil til Guest, specielt hvis Nexus skal være meget nedlukket for omverdnen, og først åbne sig mere op når en bruger logger ind.
Din virksomhed og dine medarbejdere¶
De brugergrupper og rettighedsprofiler, som de fleste virksomheder skal bruge, er allerede oprettet når I tager Nexus i brug. Grundtanken er, at der tildeles flere brugergrupper - alle dem der er nødvendige for at opnå præcis de rettigheder I har behov for.
Det er enkelt og hurtigt at tilpasse både rettighedsprofiler og brugergrupper, og Nexus kan dermed let tilpasses jeres specifikke behov. Kontakt Raymeon Support for hjælp til at tilpasse rettighedssystemet.
Nexus standard brugergrupper, almene¶
Vi har konfigureret Nexus med de typiske rettighedsprofiler, og har tilknyttet profilerne brugergrupper som er klar til brug.
Standard brugergrupper der kan anvendes til både kunder og medarbejdere omfatter:
Everybody¶
Denne brugergruppe tildeles automatisk alle brugere i Nexus, sådan at gruppen som standard omfatter alle - altså everybody. Som standard knytter der sig visse læserettigheder til Everybody, og gruppen giver dig en nyttig genvej til at publicere indhold som der skal være adgang til, uanset brugerens rolle. Eksempler herpå er sider som "Kontakt os", "Om os" og lignende.
AllUsers¶
AllUsers er en brugergruppe i Nexus der samler alle brugere som kan logge ind. Det er en systemgruppe, som ikke kan fravælges på den enkelte bruger.
Dine kunder vil som standard være medlem af grupperne Everybody og AllUsers.
Forskellen på Guest og AllUsers er således, at brugere i AllUsers har identificeret sig overfor Nexus med deres login, hvor en guest overfor Nexus er uidentificeret. Mulighederne for gæster og indloggede brugere kan være forskellige, eller som tilfældet er i standardopsætningen, identiske.
AllCustomers¶
AllCustomers er en standard-brugergruppe i Nexus hvori du bør indmelde alle kunder, uanset øvrige kundegrupperinger.
Forskellen på AllUsers og AllCustomers er at du med opdelingen kan sondre mellem netop brugere i Nexus og købende kunder - det kan være oplagt ved interne brugere, der ikke er købende kunder, men i stedet medarbejdere.
Guests¶
Guests er en brugergruppe i Nexus, og omfatter besøgende, der endnu ikke er identificeret ved login, og dermed er gæster i systemet. Med denne brugergruppe kan du vælge hvad du publicerer til Verden. Indstillingerne for guest regulerer også hvordan du ønsker at håndtere overgangen fra guest til user, idet Nexus tilbyder skabeloner for både firmaer og brugere, der sørger for at give de korrekte standardindstillinger til en ny kunde, uanset om kunden oprettes af en medarbejder eller selv gør det i et selvbetjeningsscenarie.
Der findes en systembruger i Nexus der hedder Guest, som rettighedsmæssigt er opsat således:
Det er denne brugers identitet som enhver ikke-indlogget besøgende antager, og som det fremgår er Guest-brugeren medlem af brugergrupperne Guest og Everybody.
Du bør aldrig aktivt tildele brugergruppen Guests til dine kunder eller ansatte.
Nexus brugergrupper til dine medarbejdere¶
I tillæg til de almene brugergrupper, der kan anvendes til både medarbejdere og kunder, er der i Nexus en række brugergrupper til dine medarbejdere. Netop din version af Nexus kan muligvis indeholde andre eller flere brugergrupper, eller andre betegnelser, men nedenstående følger Raymeons standardopsætning.
SalesStaff¶
Denne brugergruppe skal tildeles medarbejdere der til daglig eller fra tid til anden beskæftiger sig med at modtage og indtaste ordrer fra kunder. For medarbejdere, der ikke skal kunne andet, så nøjes du blot med at tilføje SalesStaff i tilgift til Everybody og AllUsers på medarbejderens bruger i Nexus.
Tilladte funktioner omfatter at oprette en ny kunde, TakeOver, modtagelse af ordrer via telefon eller email samt øvrigt assistance af kunder, med muligheder og rettigheder der stort set er identiske med hvad kunden selv kan. Dog kan SalesStaff indtaste ad hoc specialpriser hvilket kunder naturligvis ikke selv kan.
AccountManager¶
Anvender du sælgere der har ansvar for specifikke kunder, og måske også modtager salgsbonus, skal du tildele denne rettighed til hver enkelt sælger. Alle brugere der er AccountManagers kan vælges på et firma, og dermed blive ansvarlig for det pågældende firma.
I tilgift til SalesStaff er det også muligt for AccountManagers at foretage flere dispositioner i relation til samhandlen med kunden. Herunder er nogle af de væsentligste forskelle:
-
Se Salgsrapport der omfatter egne kunder samt følge med i udviklingen af bonus jf. jeres aftaler.
-
Følge med i virksomhedens ordrebehandling for egne kunder
AccountManager-indstillingen på et firma nedarves til ordrer og fakturaer der oprettes efter indstillingen er foretaget, og du kan dermed bruge tildeling af AccountManager-gruppen til en af dine sælgere til at hjælpe dig med at holde styr på individuelle salgsmål, bonus- og lønaftaler og andre resultatorienterede målinger.
OrderFulfilment¶
Dit personale, der håndterer betjening af indkomne ordrer, skal være med i denne brugergruppe. Gruppen giver adgang til de sider der vedrører ordrenes behandling, herunder kreditchecks, allokering af varer, frigivelse til pluk, frigivelse til levering og fakturering.
Purchasing¶
Indkøber-rollen tildeles de medarbejdere der har ansvaret for at hjemtage varer til lager og kundeordrer. Det kræver som oftest en medarbejder med en særlig ansvarsfølelse, fordi virksomhedens likvide midler, ihvertfald for en periode, veksles til et aktiv i form af varer, som typisk er underlagt en vis risiko for tab.
Accounting¶
Denne brugergruppe er til dine medarbejdere i bogholderiet, der til daglig tager sig af betalingsmodtagelser, rykkere og udstedelse af kreditnotaer. Det vil typisk være den eller de samme medarbejdere som bogfører og betaler virksomhedens driftsomkostninger, udregner og betaler moms mm.
Administrators¶
Administratorer er den øverste bemyndigelse en bruger kan have i Nexus. I udgangspunktet kan en bruger med denne rolle tilgå og betjene ethvert område af Nexus, dog bliver en bruger ikke AccountManager af at være administrator, ligesom retten til at udstede kreditnotaer heller ikke tilfalder administratorer, men skal tildeles ved hjælp af gruppen Accounting samt pr. navngivet bruger (med Raymeons hjælp).
I helt små virksomheder giver det ofte mening at de fleste medarbejdere har privilegier som administratorer for at lette dagligdagen, men så snart der er bare 1-2 håndfulde ansatte vil dagligdagen som oftest blive udført med forskellige fokusområder for hver medarbejder - og dermed giver rollerne mening.
Brugergrupper er et fleksibelt værktøj¶
Sædvanligvis opsættes de brugergrupper I har brug for som en del af opstartsprocessen sammen med jeres Onboarding Specialist.
Hvis du efterfølgende har brug for andre eller særlige brugergrupper, rettighedsprofiler eller roller så kontakt Raymeon Support, der kan hjælpe dig med opsætningen, og gøre Nexus til helt din egen.