Kom i gang med Nexus ERP Business Management System¶

I denne artikel får du et overblik over de forløb, der leder til at en virksomhed etablerer Nexus, samt hvilke afkast du ville kunne forvente for din virksomhed ved de forskellige milepæle.

Passer vi mon sammen? Milepæl 1.¶

Det hele starter med samtale. Det kan gøres med møde hos jer ellere hos os, som et online møde, eller god gammeldags telefon. Formålet er at vi lærer hinanden lidt at kende så vi begge kan vurdere potentialet i at tale mere sammen.

Hvordan skal Nexus anvendes for at give størst mulig værdi til min virksomhed?¶

På dette dokumentationssite gør vi alt hvad vi kan for at beskrive den funktionalitet som Raymeons produkter besidder, samt hvordan du kan anvende den til din fordel. Vi forventer ikke at du kan få svar på alle dine spørgsmål ved at læse her, men håber at du kan komme langt. Vi er selvfølgelig klar til at hjælpe dig helt i mål.

Denne kvalificering af Nexus i forhold til din virksomhed er som oftest en relativt kort proces. Du får overblik over økonomien, hvordan du kan realisere de funktioner du drømmer om, samt hører om andre muligheder med Nexus. Du bliver præsenteret for alle muligheder, får hjælp og assistance, og kan stille meget konkrete spørgsmål.

Når spørgsmål og detaljer er afklaret vil du være i stand til at afgøre om Raymeons kompetencer, Nexus, eller andre af Raymeons produkter, er egnede til din virksomheds behov og din situation. Du har alle facts du skal bruge for at træffe beslutning.

De sidste detaljer pusles på plads¶

Der er ekstremt meget funktionalitet inkluderet i Nexus, og der er ingen kunstige begrænsninger eller ugennemskuelige licenser.

Der er dog visse funktioner der er så specielle, at de for nogen virksomheder ikke er relevante. Som oftest kræver specialfunktionerne indledningsvis konfiguration til netop din virksomhed for at virke efter hensigten, og typisk kræver funktionerne også løbende ressourcer at holde vedlige. Disse funktioner er derfor udskilt som tilvalgsmoduler for at undgå at grundprisen for Nexus bliver unødigt høj, og for at du kan tilvælge præcis det der er nødvendigt for at få det ønskede udbytte for din virksomhed.

Du kan til enhver tid tilvælge ekstramoduler - det behøver ikke være når du opretter aftalen med Raymeon. Fordelen ved at gøre det ved opstart er at ektramodulerne vil indgå i den opstartsassistance, der er inkluderet fra Raymeon.

Oprettelse af aftale med Raymeon¶

Når du er klar fremsender vi en aftale om abonnement som underskrives digitalt. Du kan se vores aftalevilkår online. Der indgåes også en aftale om projektets omfang og hvordan ansvar er fordelt mellem jer og os.

Abonnementet betales forud et kvartal ad gangen. Hvis du ønsker det kan du betale forud for enten 12 eller 24 måneder, for hvilket vi kvitterer med en betydelig rabat. Der er iøvrigt fra tid til anden også mulighed for en række andre besparelser ved noget-for-noget aftaler mellem Raymeon og din virksomhed.

Milepæl 1 - grundbeslutninger er truffet¶

Når Milepæl 1 er nået sker følgende:

Raymeon etablerer din Nexus til dig og stiller den til rådighed, skjult bag et login
Evt. valgte ekstramoduler opsættes og gøres klar til konfiguration
Du vil få fremsendt login så du kan komme ind i Nexus for første gang

Pre-launch gøremål og opgaver - milepæl 2¶

Selvom vi har Nexus klar til din virksomheds data indenfor kort tid så går der typisk en periode før du er klar til at offentliggøre dit nye IT-system til virksomhedens omverden. Nedenstående er nogle af de første opgaver der skal bearbejdes, og omend listen ikke er udtømmende kan du forvente at der går et sted mellem 21 og 45 dage til milepæl 2.

Data og oplæring¶

Raymeon stiller personlig rådgivning til rådighed for din virksomhed som en del af opstartspakken af Nexus. Formålet er at afklare konkrete ønsker og forventninger til funktionalitet og få sat jer godt i gang med konfigurationen og anvendelsen af Nexus. Rådgivningen leveres hos, hos jer eller pr. telefon og med skærmdeling efter nærmere aftale og behov.

Mellem møderne arbejder I selv med Nexus, noterer spørgsmål og træffer vigtige beslutninger. Har du brug for hjælp til at lære Nexus at kende kan du til enhver tid mellem sessionerne kontakte Raymeon Support, der er klar til at hjælpe dig videre.

Hvis du har brug for assistance til at gennemføre arbejdet med at få Nexus klar, så du selv kan fokusere på andre ting, aftales dette på opgaveniveau. Vi tilstræber at I har samme kontaktperson gennem hele opstartsperioden.

Endelig findes der data-importpakker, der kan assistere dig med at importere produktdata og kundestamdata fra visse andre systemer. Disse pakker leveres til fast pris uanset dataomfanget og du vil berøre emnet allerede ved første kontakt med Raymeon, så en sådan proces kan indtænkes fra starten.

Valg af et grafisk layout til omverdenen¶

Afhængig af antallet af produkter i dit sortiment samt typen af produkterne finder vi sammen frem til det mest egnede layout i Nexus. Layouts fokuserer på hvordan produktoversigter præsenteres samt detaljegraden og opstillingen af præsentationen af individuelle produkter.

Et udseende for header og footer vælges også, sådan at der er plads til de globale navigationselementer som din virksomhed har brug for, og at de præsenteres i en god balance i forhold til hinanden.

Definér farver og fonte¶

Din virksomheds farver og fonte fastlægges og Nexus opsættes hermed, inkl. virksomhedens logoer.

Din virksomheds stamdata indtastes¶

Du kan læse mere om stamdata og hvordan den bruges. Det er information som du har på rede hånd om din virksomhed, samt dine præferencer i en lang række forhold.

Information om handelsbetingelser, om virksomheden, kontakt os, formularsider og lign. er typiske websider der er gode at oprette fra starten. Du kan også definere hvordan nyheder vises samt hvordan dine kunder skal kunne tilgå dit produktkatalog mest hensigtsmæssigt.

Tag stilling til om du ønsker dataimport af kunder, produkter, priser mv.¶

Du kan uden videre oprette produkter i Nexus. Processen er hurtig og enkel og du kan anvende CSV-filer til at lette opgaven med en manuel oprettelse. Du kan også købe en dataimport af Raymeon. Det giver mening hvis tiden er knap, og hvis du har mere end omtrent 300 produkter. Det samme gælder for dine kunder.

Definér din grundstruktur¶

Uanset om du selv opretter dine produkter og kunder, eller om du bestiller en dataimport så skal din grundstruktur i produktkataloget etableres. Vi hjælper dig igang.

Grundstrukturen er den struktur som dine produkter indordnes under så de er lette og hurtige at finde for dine kunder, og så kataloget giver mening for din øvrige omverden. Inden produkter kan oprettes skal grundstrukturen være på plads.

Opret kunder, produkter, priser mv.¶

Næste skridt er produkt- og kundeoprettelsen, uanset om du selv gør det i hånden eller Raymeon løser opgaven med en dataimport. Der vil i de fleste tilfælde udestå en forædling med billeder, produktrelationer, nye prisniveaer og andre muligheder som jeres tidligere løsning måske ikke har givet jer mulighed for.

Konfigurer evt. ekstramoduler¶

Ekstramoduler giver dig specielle funktioner såsom elektronisk fakturering, avanceret lager, kreditkortbetaling mv. der som oftest er funktioner af stor betydning for de virksomheder der tilvælger funktionerne. Som en del af at nå milepæl 2 opsættes de valgte moduler.

Opsæt Nexus til jeres arbejdsrutiner¶

Behandling af indkomne ordrer, herunder det behandlingsforløb en ordre har hos jer opsættes i Nexus. Gennemgang af rutinerne og behandling ved testordrer og testdata.

Samlet gennemgang af opsætning¶

Kontrol og gennemgang af de valgte indstillinger, og forberedelse til launch ved at I internt er klar til at tage Nexus i anvendelse.

Milepæl 2 - klar til launch¶

Når Milepæl 2 er nået er du klar til at gå i luften med Nexus fordi:

grafisk identitet er etableret med jeres logo, farver og fonte som nu er indkodet i Nexus
passende præsentation af produkter og indhold, der matcher varetyper, virksomhedens stilling og kompleksitet
grundstrukturen i produktkataloget er gennemtænkt og oprettet
jeres kunder er oprettet i Nexus og klar til at handle
jeres produkter er oprettet og prissat i Nexus og klar til at blive handlet
ekstramoduler er konfigurerede og klar til brug
Nexus er opsat til jeres arbejdsrutiner, specielt i forhold til ordrebehandling
I er internt klar til at tage systemet i brug

Milepæl 3 - tag Nexus i brug¶

Der er selvklart en periode hvor både medarbejdere og kunder skal vænne sig til det nye system og de nye muligheder.

For at komme i luften er det blot at ændre på opsætningen af jeres internet domæner og lade Nexus gå online, og erstatte evt. tidligere præsentationer og systemer der var online. Tidligere systemer kan placeres på sub-domæner så der stadig er adgang i en overgangsperiode hvis det er nødvendigt. Raymeon kan bistå jer med hele denne proces.

Det er ofte en god ide at jeres superbruger, der har forestået ibrugtagningen kommunikerer med de forskellige personalegrupper, så alle er med på at der sker ændringer i procedurer og rutiner. Fokuserer I på de fordele hver afdeling opnår er det ofte lettere at vinde opbakning til forandringerne, selv i en tid hvor tingene måske opleves som sværere grundet systemskiftet.

Lancering af nye selvbetjeningsmuligheder er en fantastisk god mulighed for at kontakte jeres eksisterende kunder med et kvalitativt budskab. Det er let at sende en velkomstmail med loginoplysninger til hver enkelt af jeres eksisterende kunder, efterhånden som I får talt med dem.

Vil du hellere lade initiativet være kundernes kan I vælge at udsende en mere generel nyhedsmail, der opfordrer kunder til at kontakte jer for et få deres login. Begge måder kan være lige gode.

Yderligere opsætning post-launch¶

Hvis du har - eller får - ønsker om yderligere tilpasninger kan dette fint gøres efter du er gået i luften med Nexus. Små gradvise forandringer er langt lettere at have med at gøre end store, gennemgribende forandringer - også for dine kunder.

Hvis du har brug for Raymeon Orbit eller Glow, fordi du driver målrettet detailsalg, så vil etableringen heraf typisk også følge efter at Nexus er blevet etableret og gået i luften.

Og endelig vil du formentlig ønske at justere på interne rutiner for hvordan ordrer behandles, hvordan produkter er relateret til hinanden, og hvilken information om specielt produkter som er registreret i Nexus.

Der er ekstremt meget funktionalitet i Nexus til din rådighed, og det vil være en løbende proces at tilse at virksomheden udnytter alle oplagte muligheder for effektivisering og digitalisering.