Emails til mange kunder på én gang¶
Når du driver din virksomhed i Nexus så sker mailafsendelser til dine kunder løbende, en ad gangen. Afsendelse til mange kunder på én gang kan være nyttigt, og nogle gange ligefrem nødvendigt. Her kan du læse om om hvordan Nexus kan hjælpe dig med at sende én besked til mange kunder.
Emails - kommunikerer du nok med dine kunder?¶
Langt de fleste virksomheder sender alt for få nyhedsmails til deres kunder. Hvor mange nyhedsmails har du sendt til (selv et udvalg af) dine kunder de sidste 3 måneder? Hvis din virksomhed er som de fleste, så er svaret nul.
Emails er et ømtåleligt emne for mange virksomheder. Man hører så meget om markedsføringslovgivningen, om persondataloven, om spam og andre irregulære emails, og du tænker måske, at der sikkert ikke er nogen som trænger til en nyhedsmail fra lige din virksomhed.
Men virkeligheden er en anden. Emails er en godt sted at investere tid og kræfter til at komme i dialog med dine kunder. Og hvis du ligefrem kan få lov til at sende emails til dine kunder så ved du, at mails fra din virksomhed er ønskede når de lander i kundens indbakke.
Og så er det en ekstremt billig form for markedsføring, hvor du kan have tæt på 100% kontrol over den oplevelse du giver. Dette er i modsætning til Adwords, bannere, re-marketing, Facebook-annoncer, Youtube etc etc. hvor din kontrol over i hvilken sammenhæng din virksomhed vises er lav til ikke-eksisterende.
Endeligt er det ikke så svært at skille sig ud med nogle gode emails, netop fordi der er så ekstremt mange dårlige eller ligegyldige emails i cirkulation. Mails fra din virksomhed kan ligefrem blive noget dine kunder ser frem til.
Emails - teknisk er det ikke lige til¶
Vi kender alle problemet med spam-mails - uønskede emails i vores indbakke fra afsendere vi ikke kender. I spam'ens tidlige dage forsøgte man at bekæmpe spammails med spamfiltre på den indgående side, meget tæt på modtageren, og spamfiltre anvendes stadig i udstrakt grad.
I de senere år er disse spammails ikke længere blot uønskede. De bruges i vidt omfang til forsøg på svindel, eksempelvis med det formål at franarre modtageren vigtige personlige detaljer som passwords, CPR-nummer osv., hvilket kaldes phishing. Det gør afsenderen ved at forsøge at dirigere modtageren af emailen til et website, der er en kopi af et site som modtageren kender og stoler på, såsom banker, teleselskaber, det offentlige, Google, Apple osv. Når modtageren forsøger at logge ind i det falske site opsnappes de gyldige logindetaljer med henblik på misbrug.
Der er brug for sikkerhedsforanstaltninger¶
Der er i stigende grad opstået et stort behov for nye tekniske muligheder der kan hjælpe med at spotte uønskede mails lang tid før de når modtagerens indbakke. Dermed reduceres chancen for at modtageren narres og begår en fejl, og presset på spamfiltrene bliver en smule mindre.
Et af de disse tiltag er Sender Policy Framework, eller kort SPF. SPF er designet til at fange falske afsenderadresser i emails (email spoofing) som ofte benyttes ved netop email phishing og spammails for at give indtryk af at mailen kommer fra en afsender som du kender og stoler på.
SPF giver den modtagende email-server mulighed for at kontrollere om en email, der udgiver sig for at komme fra et bestemt internet-domæne, faktisk kommer fra en IP-adresse som er godkendt af domænets administrator - altså den der ejer domænet. Rent praktisk vedligeholder domæne-ejeren en liste over de autoriserede emailservere og IP-adresser i den såkaldte navneserver (DNS) for domænet.
En anden metode er DKIM, som arbejder efter samme princip om godkendelse, men som også bruger digitale signaturer til at verificere at selve indholdet af mailen ikke er ændret undervejs. DKIM skal også opsættes i din DNS.
Derfor svindles der i højere og højere grad også med domæner og andre teknologier som DNSSEC, en validering af selve navneserveren, er hvad der arbejdes med nu.
Med andre ord: Grundet en enorm mængde spam og forsøg på svindel via email er emailservere og emailmodtagere og internetstrukturen i fuldt alarmberedskab. Det er derfor ikke helt enkelt at slippe gennem nåleøjet, og få en nyhedsmail fra din virksomhed til at lande godt og sikkert i din modtagers indbakke, fremfor at ramme spam-mappen, eller slet ikke komme frem.
Men med den rette tekniske opsætning og forberedelse kan det godt lade sig gøre.
Du får brug for en 3. partstjeneste¶
Der er virksomheder der specialiserer sig i at afsende emails til mange modtagere på én gang. Et godt eksempel herpå er Mailchimp, der efterhånden er standarden for hvordan man sender mails til mange modtagere. Tjenesten er gratis op til et vist antal modtagere, og herefter betales der gradvist afhængigt af antallet af modtagere. Det er ganske enkelt at have med at gøre.
Der er også andre udbydere af emailafsendelse, men vi vil i denne artikel fokusere på samspillet mellem Nexus og Mailchimp. Hvis du bruger et andet system til dine mailafsendelser, så kan du her opnå forståelse for principperne - og hvis ikke informationen lader sig oversætte til netop det system du bruger, så kan Raymeon Support hjælpe dig i mål.
Nexus og Mailchimp¶
Hvor Mailchimp er en email afsendelsesplatform, er Nexus et forretningssystem.
Mailchimp kan en masse andet end at sende mails, og vil gerne sælge forskellige ekstraydelser. Da du har valgt Nexus som dit centrale IT-system er det i din interesse at gemme mest muligt i Nexus, og blot bruge Mailchimp til at opsætte emailen, og som et avanceret digitalt posthus der kan sørge for at levere din mail.
Det er således i Nexus at dine kunder skal gemme deres præferencer om emails, og reelt kan du tømme Mailchimp for modtagere efter hver gang du har sendt.
Netop dine kunders præferencer om emails er meget vigtige at have med i dine betragtninger. Vi har alle en helt anderledes positiv tilgang til emails som vi faktisk ønsker at modtage, end til de emails som vi opfatter som uønskede.
Principperne for samspillet¶
I det følgende kan du læse i flere detaljer om samspillet mellem Nexus og Mailchimp, samt de forskellige gøremål og funktioner i de to platforme.
Ganske kort fortalt
I Nexus udvælger du modtagerne der skal have din email. Der er flere muligheder, og dine valg resulterer i en CSV-fil. Denne CSV-fil indlæser du i Mailchimp som en modtagerliste.
Dernæst opsætter du selve mailen i Mailchimp. Der er masser af skabeloner, og du kan let inkludere billeder, logoer osv. Dette kaldes en template (altså en skabelon).
Når du er klar så kobler du modtagerliste sammen med skabelonen, hvilket bliver til hvad Mailchimp kalder en emailkampagne.
Når du er klar kører du kampagnen, og Mailchimp fletter emailadresser og evt. modtagerens navn med skabelonen, og afsender en unik mail til hver af dine modtagere.
Læs herunder hvordan du kommer videre.
Opgaver i Nexus¶
Udvælg dine modtagere¶
Det hele handler jo om dit budskab som du gerne vil have ud. Hvis det er længe siden du har skrevet til dine kunder så kan du overveje at holde dig til generelle emner, samt fortælle om muligheder - eksempelvis om hvordan man som kunde i din virksomhed kan få adgang til så rigtig og god information som muligt.
Hvis dit budskab er mindre generelt, så er det måske vigtigste som du kan forholde dig til om mailen (med hånden på hjertet) er en "need-to-have" eller "nice-to-have" for dine modtagere.
Nice-to-have kunne være information om et eller andet nyt produkt, mens need-to-have kunne være information om at du har fået et nyt mærke ind, fået ny bankkonto, eller at de kunder du skriver til har fået ny kontaktperson hos dig.
Desto mere præcist du rammer dine modtagere med dit budskab, desto mere succes vil du have med din email.
Det betyder selvfølgelig ikke, at du aldrig kan sende nice-to-have emails ud bredt. Det bør du gøre med sjældne mellemrum, og benytte lejligheden til (igen-igen) at fortælle at din virksomhed rigtig gerne vil give en så rigtig og god information som muligt.
Det er vigtigt at huske på, at dine emails vil virke bedst (og irritere færrere) hvis de kunder som du sender dem til faktisk ønsker at modtage netop den pågældende slags email.
Udvælg modtagere på basis af abbonnementer¶
Du bør give dine kunder mulighed for at udtrykke hvad de er interesserede i at høre om.
Du har i Nexus derfor mulighed for at oprette abbonnementer, eller nyhedsstrømme, som dine kunder kan abbonnere på. Det gøres helt enkelt med et flueben. Der er derfor tale om et aktivt tilvalg fra kunden, og du skal blot forsøge at holde dig indenfor emnet så godt du kan når du skriver mails til hvert enkelt abbonnement.
Udvælg modtagere på basis af branche¶
Du har på hvert firma i Nexus mulighed for at anføre den branche som du mener kunden er en del af. Brancher er således din opfattelse af dit marked, og det er derfor oplagt at bruge brancher som udvælgelsesparameter når du skal kommunikere til dit marked.
Udvælg modtagere med Firma Vedligeholdelsessøgeren¶
Firma Vedligeholdelsessøgeren giver dig mulighed for at finde et udvalg af kunder der passer på et nogle helt præcise søgekriterier, som du med stor lethed kan definere.
Der er nogle bestemte søgninger der giver god mening at skrive til kunder om løbende.
De udvalgte kunder porteres fra Firma Vedligeholdelsessøgeren som CSV-data til emaileksport-værktøjet i Nexus. Herfra kan du yderligere begrænse modtagerne med ovenstående abbonnemener og brancher.
Respektér dine kunders ønsker¶
Hver bruger i Nexus har mulighed for at anføre ønske om at modtage så få mails som muligt fra din virksomhed. Dette er et valg din kunde kan træffe i sit MySite, og ønsket vil blive respekteret af Nexus, medmindre du bevidst tilsidesætter valget lige inden du trækker emailadresserne ud af Nexus.
Indstil emaileksport-værktøjet i Nexus¶
Emaileksport-værktøjet finder du under Administration -> Kunder -> Eksport til nyhedsbreve
Du kan enten få data ud på skærmen eller som en fil. Der er en række felter der bruges til forskellige indstillinger.- Hvis du ikke træffer nogen valg vil du i princippet få alle emailadresser ud på brugere, der er enabled, og som ikke i deres MySite har bedt om at modtage så få mails som muligt, og hvor disse brugere er tilknyttet firmaer der er enabled.
Felterne er dermed filtre og indstillinger til at gøre din modtagergruppe mere specifik og nøjagtigt indstillet til dine behov for forbindelse med hver eksport.
Feltforklaringer¶
Der er 5 felter i alt: Scope, Subscriptions, Company filter, Settings og Override.
Det er vigtigt at forstå at der er "og" mellem felterne. Det betyder, at alle krav skal være opfyldt - så vælger du at mailen skal være til kunder der abbonnerer på "Specialtilbud til vores kunder" og at det er brancherne "Engros andet" og "Øvrig" der skal filtreres på - så siger du OG mellem abbonnementet og brancherne.
Internt i feltet er der "eller" mellem valgene. Så bliver vi ved branchevalget herover så er det altså enten "Engros andet" eller "Øvrig".
Hvis du har du CSV-data i feltet Company filter og et aktiveringsflueben sat på feltet så er udtrækket af emails generelt begrænset til disse kunder, fremfor alle kunder i Nexus, netop fordi der også er "og" til dette felt.
Du kan læse i flere detaljer om hvert felt herunder.
Scope¶
Scope, eller omfang, er brancherne som du kan vælge mellem på hvert af dine kunders firma i Nexus. Da der er "eller" mellem hver branche så kan du blot klikke alle de brancher af som du ønsker at sende din email til.
Brancher kan være en god måde at målrette et smalt budskab på, og er i sagens natur helt enkelt at vælge.
Subscriptions¶
Subsciptions er de abbonnementer eller nyhedsstrømme, som du kan oprette i Nexus og lade dine kunder aktivt tilvælge i deres MySites.
Det er vigtigt at dit budskab i den mail du gerne vil sende falder under de eller de abbonnementer du tilvælger, sådan at troværdigheden ikke tabes. Så vælger du mere end ét abonnement bør budskabet passe på alle de valgte abbonnementer du klikker af.
Company filter¶
Med dette filter kan du begrænse dit udtræk af emailadresser. I Firma Vedligeholdelsessøgeren kan du nemlig udsøge dig konkrete kunder der opfylder nogle helt konkrete krav, som du stiller til søgningen. Det kan være nyttigt i mange sammenhænge.
De udvalgte kunder porteres fra Firma Vedligeholdelsessøgeren som CSV-data til emaileksport-værktøjet i Nexus. Herfra kan du yderligere begrænse modtagerne med ovenstående abbonnemener og brancher. Det er denne CSV-data som du kan kopiere ind i feltet Company Filter. hvis du har et aktiveringsflueben sat på feltet så er udtrækket af emails begrænset til disse kunder, fremfor alle kunder i Nexus.
Der er nogle bestemte søgninger der giver god mening at skrive til kunder om løbende.
Settings¶
I Settings, eller indstillinger, definerer du hvilken information du gerne vil have din CSV-fil skal indeholde. Da prisniveauer også kan anvendes som et segmenteringsværktøj er det oplagt at kunne få denne information med i din CSV-fil.
Inkluder navn på bruger er en god mulighed for at gøre din email mere personlig, idet Mailchimp kan bruge dette felt til at flette med, så hver email bærer modtagers navn.
CSV-filer kan bruge komma, semikolon eller tabuleringer som feltseparator. Hvis dine feltdata kunne indeholde kommaer er det klogt at bruge semikolon eller tabs, og generelt bruger Nexus semikolons overalt.
Sæt kryds i "Brug tabs istedet for semikolon til separering i CSV" når du vil bruge filen med Mailchimp eller andre systemer der ikke er så stærke til at indlæse fra semikolon-baserede filer.
Override¶
Alle tre muligheder har til formål at maksimere rækkevidden af din email. Brug derfor disse muligheder med omtanke.
Såfremt der er sammenfald i mailadressen mellem eksempelvis firmaets bruger og emailadressen der er anført som bogholderikontakt i firmaet, så reducerer Nexus selv udtrækket til kun én mail.
Vær meget varsom med at tilsidesætte brugeres ønsker om at modtage så få mails som muligt. I den forbindelse er det vigtigt at notere at et sådant ønske ikke kan indstilles for hverken firmaets hovedemailadresse eller bogholderiemailadresse.
Eksportér modtagerdata¶
Når du har foretaget alle indstillinger er du klar til at trække filen. Du kan også vælge at se den data der bliver eksporteret på skærmen ved at trykke "Get list".
Tryk "Get CSV file" når du er klar og gem filen lokalt på din maskine.
Importér dine modtagere i Mailchimp¶
Vi gennemgår principperne for funktionen i Mailchimp men henviser naturligvis til Mailchimps dokumention for uddybende hjælp og support.
Filen med emailmodtagere fra Nexus skal i Mailchimp indlæses i en såkaldt "List", altså en modtagerliste. Det giver som oftest mest mening at oprette en ny modtagerliste - klik på "Create List".
Udfyld alle felter så godt du kan, specielt afsenderadresse og afsender navn. Når modtagerlisten er oprettet så kan du fra listens indstillinger trykke på Add contacts -> Import contacts. Peg på filen på din maskine og lad Mailchimp tolke filen. Ser alt rigtigt ud kan du indlæse filen, og du har dine modtagere klar.
De øvrige opgaver i Mailchimp¶
Vælg en af de mange templates og udfyld med din tekst, logo og evt. billeder. Dette bliver til en template i Mailchimp.
Det er vigtigt at du ikke lader Mailchimp stå for at notere evt. kunder der ønsker at afmelde sig dit nyhedsbrev. Det er vigtigt, at et sådant ønske bliver registreret direkte i Nexus i stedet for. Du kan derfor med fordel redigere footeren i emailen i Mailchimp, sådan at du her henviser til at logge ind i Nexus og foretage sine valg der - eller kontakte jeres kundeservice.
Når du er klar kombinerer du din template og din modtagerliste i Mailchimp og kører en såkaldt kampagne - altså afsendelsen af din email.