Nexus Firma Vedligeholdelsessøger¶
Firma Vedligeholdelsessøger er et udvælgelsesværktøj, der har til formål at hjælpe dig med at finde de firmaer, der møder nogle helt konkrete krav, som du vælger. Formålet med udvælgelsen er som oftest videre databehandling, eksempelvis fejlretning, forædling med mere information end du har pt, eller ændret opsætning for de udvalgte kunder.
Firma Vedligeholdelsessøgeren finder du under Administration -> Kunder -> Vedligeholdelsessøger. Værktøjet udvikler sig løbende med nye søgeparametre og nedenstående skærmbillede kan derfor afvige fra din Nexus.
Sådan virker Vedligeholdelsessøgeren¶
Du aktiverer hvert parameter ved at sætte et flueben. Nogle parametre har flere variabler, andre ikke. Findes der variabler du kan vælge skal du være opmærksom herpå. Med det er vigtigt at forstå, at parametret kun tages i betragtning hvis der er sat et flueben.
Således vil et tryk på "Select" i ovenstående skærmbillede, der slet ingen flueben har fået sat, producere en liste over alle de kunder der findes i Nexus - uden undtagelser.
Det vil ofte være gavnligt at kombinere flere parametre. Sådan kan du få et udvalg af kunder der opfylder dine eksakte søgekrav, eller hvis du har relativt mange parametre valgt letterre finde "nålene i høstakken".
Du bør overveje om du ihvertfald bør sætte flueben i enabled når du udvælger firmaer, sådan at du fokuserer på dine aktive kunder som du er i samhandel med.
Der er OG mellem alle parametre
Det er vigtigt at du holder dig for øje at ved hvert tilvalg af parameter siger du "og" - eksempelvis "enabled" OG "Pay method: bankoverførsel" OG "No accounting contact".
Det betyder, at KUN firmaer der opfylder alle 3 ovenstående parametre vil blive en del af dit søgeresultat.
Såfremt der er søgninger med mange parametre, som du ofte udfører, kan du med fordel gemme et preset. Det gøres helt enkelt over alle parametrene:
Tryk på "Save as" for at gemme et nyt preset - i pop-up-vinduet anfører du et sigende navn til dit nye preset, så du let kan finde det igen.
Alle gemte presets findes i drop-down boksen "Select preset..." og indlæses så snart du har valgt. Har du en ændring som du vil opdatere dit preset med kan du trykke "Save" - og er dit preset ikke længere relevant kan du trykke "Delete".
Hvordan behandler du søgeresultaterne?¶
Hvis du vil korrigere fejl er det som oftest lettest at korrigere direkte i vedligeholdelsessøgeren ved at trykke "edit" udfor hvert firma, rette og gemme rettelsen. Næste gæng du kører søgningen vil det rettede firma ikke være en del af resultatet.
Således er en god måde at arbejde mod nul-resultater, der indikerer at alt er i orden og der ingen fejl er. Så kan du køre dine fejlsøgninger med faste mellemrum for at sikre at alt er som det skal være.
Hvis du ønsker at udvælge bestemte kundesegmenter med henblik på at ændre opsætning, opfølge, se nærmere på, sende emails til osv. er der flere muligheder - eksempelvis at portere firmadata som semikolon-separaret tekst.
Nyttige søgninger du ofte bør udføre¶
Det er til dagligt svært, hvis ikke uundgåeligt, at lave fejl, også når der oprettes nye kunder. Det kan du heldigvis hurtigt råde bod på med vedligeholdelsessøgeren.
Her et par eksempler på søgninger der viser kunder der er opsat med fejl eller uhensigtsmæssigt.
Find firmaer uden bruger tilknyttet¶
Firmaer der er enabled, men ingen brugere tilknyttet, vil ikke være i stand til at handle. Det vil være godt at få ryddet op i, hvor løsningen enten er at disable firmaet (hvis det aldrig skulle have været oprettet) eller oprette en ny bruger der tilknyttes firmaet, og som så får tilsendt et login, så samhandlen kan begynde.
Find firmaer uden CVR-nummer¶
Manglende CVR-nummer er skidt - fordi det er den enkelte unikke identificering af hvilken juridisk enhed du handler med. Det er anbefalet at holde flueben i "Enabled" ved disse søgninger, sådan at ligegyldige firmaer, du allerede har besluttet ikke er aktive, ikke medtages i søgningen.
Find firmaer med samme CVR-nummer¶
Det kan sagtens være korrekt at der findes flere firmaer i Nexus der har samme CVR-nummer (eksempelvis hvis en kunde har flere afdelinger, der alle gerne vil selv styre ordrer og modtage egne fakturaer) men det kan også sagtens være tegn på en taste- eller kopieringsfejl.
Hvis du gerne vil slippe for at se på firmaer, som du én gang har taget stilling til gerne må have dubletter i CVR-nummeret kan du indstille hvert firma hertil, samt udvide din søgning.
Start med at redigere de firmaer der har samme CVR-nummer, enten et ad gangen eller alle på samme tid. Hvis du har rettigheder til det vil du allernedst i firma-adminvinduet se feltet "Environment". I feltet du kan skrive i, skriver du på én linje:
AllowDuplicateCVR = on
For at udelade de firmaer som du har taget stilling til gerne må have dubletter i CVR-nummeret så kan du gemme et preset der ser således ud (bemærk at hele teksten "AllowDuplicateCVR" skal være skrevet helt, til trods for at du ikke kan se det af feltstørrelen). Med dette paramter vil alle firmaer der er sat til at tillade dubletter i CVR-nummeret ikke kommme med næste gang du leder efter de dubletter der faktisk er fejl.
Benyt som udvælgelsesværktøj til email-udsendelser.¶
Det kan fra tid til anden være nyttigt at kontakte et bestemt udvalg af dine kunder via email. Med Vedligeholdelsessøgerens muligheder for at anføre meget specifikke søgekrav kan du med lethed få de rigtige kunder udvalgt.
Eksempler på udvælgelse til emailafsendelser¶
Der er ekstremt mange muligheder for at du kan udvælge de kunder der passer på dine kriterier. Her får du nogle simple og oplagte eksempler. Kombinér selv parametre til at finde præcis de kunder du gerne vil i kontakt med.
I bunden søgeresultatet finder du et tekstfelt som indeholder semicolon-separaret data om de udvalgte firmaer. Ved at kopiere alt indhold i dette felt kan du portere dine udvalgte kunder til at andre funktioner i Nexus - det kan du læse om i ariklen om email-afsendelser med Nexus som marketing.
Du har skiftet bankkontonummer¶
Hvis du har skiftet kontonummer på din bankkonto ville det være oplagt at skrive til de kunder, som betaler med bankoverførsel direkte til dig. Kunder der betaler på anden vis (eksempelvis gennem en factoring-partner) giver det ingen mening at skrive til.
Sæt flueben i "Enabled" så du kun får aktive firmaer, og flueben i "Pay Method", hvor variablen indstilles til "Bankoverførsel". Tryk Select.
Du mangler navn på kontaktperson i bogholderiet¶
Personlig kontakt er altid at foretrække. Kender du navnet på din kontaktperson i din kundes bogholderi så bliver de automatiske mails fra Nexus mere personlige og målrettede, og du får bedre respons.
Udvælg kunder på basis af aktivitetsniveau¶
Denne funktion i Firma-vedligeholdelsessøgeren kan naturligvis kombineres med alle de øvrige filtre. Typisk vil det være felterne “Enabled” og “Account” der tilvælges, hvor du med Account kan anføre den Account Manager-bruger i Nexus som har ansvaret for en række kunder. Det giver dig indsigt i, hvor meget ny forretning din sælger skaber for dig, samtidig med at du kan få indsigt i om han samtidig taber eksisterende kunder.
Nedenstående eksempler på søgninger viser kunders handelsaktivitet med afsæt i datoer for realiseret handel - det vil sige, at søgningen kun kigger efter fakturaer, og at fakturaen skal være udstedt indenfor de datoer du anfører. Der skeles ikke til ordredato, og ordrer der ikke er faktureret indenfor datospændene medregnes ikke som realiseret salg.
Der skal anlægges en vis logisk tænkning for at få søgeresultaterne til at vise det resultat du er ude efter, men omvendt kan du stort set også skabe samtlige ønskværdige søgninger med de fire datofelter.
Søgeeksempler kundeaktivitet¶
Søgeeksemplerne herunder er de typiske søgninger som du nok bør interessere dig for, naturligvis i dine datospænd - datoerne herunder er kun eksempler.
Datoerne i søgningseksemplerne forudsætter at søgningerne foretages efter den seneste dato i hver søgning. Det skyldes, at søgninger altid skal være tilbage i tid i forhold til søgningens tidspunkt, da du jo her beskæftiger dig med hvad der er sket.
Naturligvis behøver du ikke arbejde med hele måneder, og er kun begrænset til hele dage.
Kundeaktivitet - eksempel 1¶
Her findes nye kunder, der har handlet første gang på et tidspunkt mellem 1. august og tidspunkt for søgning (tidligst 2/8-17)
Søgningen viser din tilvækst i nye kunder siden 1/8, og hvem det er der har handlet.
Kundeaktivitet - eksempel 2¶
Søgningen finder kunder, der har handlet for første gang i august, og muligvis mere senere
Søgningen viser din tilvækst i nye kunder i august måned, som måske også har handlet mere op til tidspunkt for søgningen.
Kundeaktivitet - eksempel 3¶
Nye kunder, der har handlet for første gang i august, og som ikke har handlet igen senere end 31. august
Søgningen viser din tilvækst i nye kunder i august måned, men som kun har handlet i august, og ikke siden, og dermed kan være på vej til at blive tabt igen
Kundeaktivitet - eksempel 4¶
Nye kunder, der har handlet for første gang i august eller september, men ikke har handlet mere efter 1. oktober
Søgningen viser din tilvækst i nye kunder i august og september, men som ikke har handlet hos jer efter 1. oktober og dermed kan være på vej til at blive tabt
Kundeaktivitet - eksempel 5¶
Nye kunder, der har handlet for første gang i august, og muligvis mere i september, men ikke har handlet mere efter 1. oktober:
Kundeaktivitet - eksempel 6¶
Kunder, der er holdt op med at handle efter 1. august
Uden at beskæftige sig med hvornår kunderne begyndte at handle hos jer viser søgningen hvem der ikke har handlet siden 1. august og dermed kan være på vej til at blive tabt
Kundeaktivitet - eksempel 7¶
Eksisterende kunder, der er holdt op med at handle efter 1. august, og som har handlet efter 30. april
Søgningen viser kunder, der for nyligt har været aktive (har handlet efter 1. april) men som ikke har handlet efter 1. august, og dermed kan være på vej til at blive tabt
Kundeaktivitet - eksempel 8¶
Eksisterende kunder, der er holdt op med at handle efter 1. august, og som handlede første gang mellem 1. maj og 31 juli
Søgningen viser kunder, der handlede første gang mellem 1. maj og 31. juli men som ikke har handlet efter 1. august, og dermed kan være på vej til at blive tabt.
Husk de udvalge kunder som CSV-data¶
Under alle søgeresultaterne i Firma Vedligeholdelsessøgeren findes et tekstfelt. Hver linje indeholder information om hvert af firmaerne i dit søgeresultat.
Ved at markere al teksten i feltet (ctrl+a i Windows / cmd+a i Mac) og kopiere teksten, har du nu alle firmaer kopieret som CSV-data. Denne data kan du eksempelvis indsætte i emaileksport-værktøjet i Nexus, eller i Specialpris Vedligeholdelsesværktøjet og dermed på helt enkel vis begrænse din datamængde til kun at omfatte disse firmaer.
Her kan du set et eksempel på tekstfeltet med CSV-data.
